Anexo:Archivos de concentración e histórico del IIA-UNAM

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Los archivos de concentración e histórico[nota 1]​ del Instituto de Investigaciones Antropológicas, UNAM, se inscriben en el organigrama de la Biblioteca Juan Comas del propio instituto.

La conformación del archivo de concentración del IIA responde a varias necesidades; en primer lugar, a la organización documental que nuestra Universidad está obligada a realizar, por ser una institución que utiliza recursos públicos para funcionar, es decir, es sujeto obligado. Dicha organización ayudará, entonces, a transparentar el acceso a la información, derecho que tenemos todos los ciudadanos mexicanos. En segundo lugar, y no menos importante, tener un archivo institucional organizado ofrece una solución operativa en la recuperación y salvaguarda de información histórica, académica, administrativa, entre otras.

Carecer de organización archivística en una entidad como el IIA puede resultar caótico, ya que se convierte entonces en un acumulador de documentos, lo que se traduce en búsquedas dificultosas, que a su vez crean mayor desorden y pérdida de información. En un intento (fallido) de control, el IIA comenzó a reproducir (mediante copias, por ejemplo) documentos administrativos, lo que generó más papel, más acumulación y entonces, un “círculo vicioso”; además de no cumplir con la normatividad federal e institucional.

Organizar los documentos del IIA en cualquiera de sus formatos (textual, gráfico, audiovisual, digital, etcétera), ayudará a recuperar información y, al mismo tiempo, su historia institucional.

Como ya se mencionó, la UNAM como institución pública, obedece a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, por lo que debe atender lo siguiente:

  • La reforma al artículo 6º constitucional en materia de transparencia publicada en el Diario Oficial de la Federación el 7 de febrero de 2014, refiere a que toda información en posesión de la UNAM es pública y sólo podrá ser reservada temporalmente.
  • La UNAM deberá documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. La ley determinará los supuestos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia de la  información.
  • La información que se refiere a la vida privada y los datos personales será protegida en los términos y con las excepciones que fijen las leyes.
  • Toda persona, sin necesidad de acreditar interés alguno o justificar su utilización, tendrá acceso gratuito a la información pública.
  • La UNAM deberá preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados. Por lo anterior y para poder organizar transparentemente la información generada por la UNAM y el IIA en particular, se debe atender a dos tipos de normatividades en materia de archivo:

Federal:

Universitaria:

El área responsable del archivo de concentración e histórico del IIA aplica tanto los procesos como la normatividad vigente en materia archivística, necesarios para la organización de los documentos en sus diferentes soportes, con la firme intención de conservar y preservar la memoria institucional del Instituto.

Notas

  1. ↑ Es importante mencionar que la parte histórica del mismo está constituyéndose a partir de la transferencia secundaria que se realice del archivo de concentración.
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