Usuario:Alvarosinde/Gestión de la información personal

La gestión de la información personal (PIM por sus siglas en inglés) es el conjunto de actividades que realizan las personas para adquirir, crear, almacenar, organizar, mantener, recuperar o utilizar elementos de información tales como documentos (en papel y digitales), páginas web o mensajes de correo electrónico con los fines de completar tareas (relacionadas o no con el trabajo) y cumplir con los diversos roles desempeñados por esas personas (como padres, trabajadores, activistas, etc.). No debe confundirse con la gestión de los datos personales, que son relativamente restringidos (nombre de la persona, domicilio, teléfono, etc.), mientras que la información que puede manejar una persona es muchísimo más amplia.

El concepto de gestión de la información personal tiene importancia porque cada persona gestiona la información de una manera (unas utilizan más el soporte papel, otras el informático, etc.), y porque es diferente de cómo una organización gestiona su información. Por otra parte, cuando se diseña un dispositivo destinado a manejar información (como un móvil inteligente) es importante que esté adaptado o sea adaptable a las formas más habituales en que los posibles usuarios gestionan esa información. Esto se relaciona con el concepto de usabilidad.

Un ideal de la PIM es que las personas deben tener siempre la información correcta en el lugar correcto, en el formato adecuado y con suficiente integridad y calidad para satisfacer sus necesidades en ese momento. Las tecnologías y las herramientas pueden ayudar a que las personas dediquen menos tiempo a actividades rutinarias de PIM (como buscar y organizar información), que consumen mucho tiempo y son propensas a errores. Pero estas mismas herramientas y tecnologías también pueden abrumar a las personas con demasiada información, lo que lleva a una sobrecarga de información.

Una parte especial de la PIM se refiere a cómo las personas organizan y mantienen el conjunto de información que manejan, y a los métodos que pueden ayudarlas. Las personas pueden manejar múltiples tipos de información en diferentes escenarios y por distintas razones. Por ejemplo, un oficinista tradicional podría colocar documentos físicos referidos a proyectos en un archivador metálico colocándolos en carpetas colgantes ordenadas alfabéticamente por el nombre del proyecto. Un oficinista más moderno podría almacenar archivos digitales (ver sistema de archivos) en las carpetas del disco duro de su ordenador, o en carpetas de la nube (un servidor remoto) utilizando un servicio de alojamiento de archivos (p. ej., Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive).

Las personas también manejan información en contextos más privados. Un padre puede, por ejemplo, recopilar y organizar fotografías de sus hijos en un álbum de fotos que puede ser en papel o digital.

La PIM no solo considera los métodos utilizados para almacenar y organizar la información, sino también cómo las personas recuperan la información. Por ejemplo, el oficina tradicional podría acceder a la información de un proyecto recordando su nombre y luego encontrando su carpeta mediante una búsqueda alfabética. En un sistema informático con un sistema de archivos jerárquico, es posible que una persona deba recordar la carpeta de nivel superior en la que se encuentra un documento (por ejemplo, hay 3 carpetas de este tipoː Carreteras, Puentes y Aeropuertos; si busca un puente, deberá mirar en la segunda) y luego examinar el contenido de la carpeta para llegar al documento deseado.

Los sistemas de correo electrónico a menudo admiten métodos adicionales para encontrar un mensaje, como la búsqueda por campos (p. ej. remitente, asunto, fecha). Las características de los tipos de documentos, los datos que se pueden utilizar para describirlos (metadatos), las características de los sistemas utilizados para almacenarlos y organizarlos (p. ej., búsqueda por campos) y los conocimientos de las personas pueden influir en la forma en que cada individuo gestiona la información.

Descripción general

El alcance de la PIM es amplio. La percepción de una persona y su capacidad para efectuar cambios en el mundo están determinadas, restringidas y, a veces, muy ampliadas, por su capacidad de recibir, enviar y gestionar información.

Dimensiones de la información que maneja una persona

La investigación en el campo de la gestión personal de la información considera 6 enfoques de la información que maneja una persona: ​

1. En posesión de esa persona. Por ejemplo, documentos en papel que esa persona tenga en su casa. La preservación de esta información, especialmente a largo plazo, plantea problemas de archivo personal. La creciente digitalización de esta información también plantea problemas de preservación digital. Hay que distinguir entre la información propiedad de una persona y la información en posesión de esa persona. Por ejemplo, un trabajador de un servicio meteorológico puede recopilar, por afición, la temperatura en su domicilio a mediodía. Esa información es suya, le pertenece. Pero si tiene en el ordenador del trabajo información, recopilada por ese servicio meteorológico, sobre temperaturas medias en las grandes ciudades de su país, aunque ese trabajador esté en posesión de esa información, no le pertenece, sino que es propiedad de su empresa.
2. Sobre esa persona. Esto se refiere especialmente a la información acerca de ese individuo mantenida por otros, como registros de crédito, historial médico, historial de búsqueda en navegadores, etc. Esta información a veces se denomina datos personales. La gestión de los datos personales por parte de la persona a la cual se refieren debe ser muy cuidadosa, porque lo contrario puede acarrearle graves problemas, como el robo de identidad. Dicha información puede tener un gran impacto en la reputación, el trato y la capacidad de una persona para hacer las cosas y plantea problemas importantes de privacidad. La gestión de los datos personales de muchas personas por parte de entidades suele estar sujeta a estricta Legislación sobre protección de datos.
3. Dirigida a esa persona. Por ejemplo, correos electrónicos, llamadas telefónicas, anuncios de televisión, anuncios web, ventanas emergentes e incluso, autointerrupciones (por ejemplo, interrumpir una tarea de trabajo para verificar un puntaje deportivo). La gestión de la información entrante plantea problemas de gestión de la atención: a veces puede tener una importancia crítica, pero en otras ocasiones puede distraer y arruinar los esfuerzos de una persona para llevar a cabo tareas. Una persona puede emplear Los sistemas de filtrado de información para que se le muestre solo la información que considera relevante, pero con el posible coste de reforzar sus prejuicios y nociones preconcebidas.
4. Enviada o publicada por esa persona. Por ejemplo, correos electrónicos enviados, sitios web personales, publicaciones en blogs, publicaciones en redes sociales o artículos firmados por esa persona en una revista en papel. La información proporcionada así por una persona, tanto de forma deliberada como inadvertida, puede resultar decisiva en las impresiones que los demás se formen de ella.
5. Experimentada por esa persona. Por ejemplo, historial de su navegación por Internet, fotos tomadas por ella, o de ella tomadas por otras personas, entradas de su diario o videos de cámaras montadas en su casco cuando monta en bicicleta. El uso cada vez mayor de herramientas que mantienen un registro con fecha y hora de las actividades y estados corporales de una persona (seguidor de actividad), ya sea explícitamente (por ejemplo, Fitbit o Apple Watch ) o implícitamente (por ejemplo, a través de la navegación por páginas web, correos electrónicos y mensajes de texto) ha dado lugar a la noción de un "yo cuantificado" (tantos pasos dados al día, tantas calorías gastadas, etc.).
6. Relevante para esa persona. Categoría general que incluye información potencialmente relevante, por ejemplo, información que una persona no conoce pero que debería conocer. Los sistemas de recomendación, que aprenden las preferencias de una persona a partir de calificaciones explícitas o, implícitamente, de las selecciones anteriores de una persona, tienen el potencial de hacer que una persona sea consciente de la información que de otro modo no conocería o pensaría buscar. Más convencionalmente, la red de amigos, familiares y colegas de una persona puede hacer que la persona encuentre información relevante de manera accidental.

Un espacio personal de información y conjuntos personales de información

Una revisión enciclopédica de la literatura PIM sugiere que las 6 dimensiones de información anteriormente enumeradas y las herramientas utilizadas para trabajar con dicha información (desde aplicaciones de correo electrónico y procesadores de texto hasta administradores de información personal y asistentes virtuales ) se combinan para formar un espacio personal de información. (PSI, pronunciado como en la letra griega, alternativamente referido como un espacio de información personal ) que es único para cada individuo. ​ Dentro del PSI de una persona hay colecciones de información personal (PIC) o, simplemente, colecciones. Ejemplos incluyen: [[Categoría:Ciencias de la información]] [[Categoría:Interacción persona-ordenador]] [[Categoría:Administradores de información personal]]